Vì sao quản lý nhân sự bằng giấy trở nên lỗi thời

Đối với các doanh nghiệp nhỏ đã thực hiện các quy trình nhân sự của họ trên giấy ngay từ đầu, có vẻ như không cần thiết phải chuyển sang kỹ thuật số. Nhưng dường như được làm việc đủ tốt, phải không? Đây có thể là một lĩnh vực mà bạn có thể rất nhiều đau buồn bằng cách hòa nhập với thời đại và tránh xa những thực tiễn lỗi thời đó.

Sau đây là một vài lý do tại sao việc theo dõi tất cả các nhiệm vụ hành chính của bộ phận nhân sự trên giấy tờ có thể không làm cho doanh nghiệp của bạn bất kỳ ưu đãi nào.

Dễ xảy ra sai xót

Nếu bạn đang theo dõi các ứng viên, đánh giá hiệu suất và các hành động kỷ luật trên giấy tờ, bạn đang tự làm mình dễ bị kiện. Trong nhiều trường hợp, các bản sao viết tay của loại tài liệu này sẽ bị thiếu thông tin có thể rất quan trọng nếu bị đưa ra tòa.

Thủ tục giấy tờ cũng có thể bị bỏ qua vì tốn thời gian, với hệ thống giấy khó theo dõi xem các nhà quản lý có tuân theo các quy tắc hay không.

Thông tin có thể bị thất lạc hoặc vô tổ chức

Bản sao giấy của các tài liệu quan trọng có thể bị mất trong tủ hồ sơ, có thể được nộp sai tên hoặc tiêu đề, hoặc có thể vô tình bị ném ra ngoài. Điều này có thể gây khó khăn cho việc tuân thủ luật pháp và chứng minh sự vô tội nếu một ứng viên hoặc nhân viên cáo buộc tổ chức phân biệt đối xử. Ngoài ra, điều này có thể khiến cho việc duy trì tính nhất quán với các chính sách nội bộ trở nên khó khăn và gây khó chịu cho nhân viên.

Chữ viết tay có thể chìm 

Chữ viết tay của mọi người là khác nhau, điều này có thể trở thành một vấn đề thực sự khi cần đọc những gì một bản ghi giấy nói.

 Vì không phải ai cũng ở lại làm việc, bạn có thể thấy mình trong tình huống cố đọc những gì ai đó đã viết khi người đó không còn để làm rõ. Hồ sơ kỹ thuật số chỉ đơn giản là loại bỏ vấn đề phải lo lắng về việc đọc chữ viết tay của người khác.

Lập lịch và thời gian nghỉ trở nên có vấn đề

Dựa vào mọi người để ghi lại thời gian yêu cầu, theo dõi các yêu cầu đó trong lịch giấy và lập lịch trình tuần này qua tuần khác bằng cách sử dụng các công cụ thô sơ này là một công thức cho thảm họa. Sớm hay muộn, một nhân viên sẽ ghi lại ngày tháng một cách bất hợp pháp, một người quản lý sẽ đặt sai yêu cầu trong thời gian nghỉ hoặc ai đó sẽ quên kiểm tra lịch trước khi lên lịch.

Các vấn đề với thời gian nghỉ yêu cầu có thể gây lo lắng cho nhân viên và có thể dẫn đến các vấn đề nhân sự cho một tổ chức. Theo dõi các yêu cầu tắt thời gian bằng cách sử dụng một hệ thống kỹ thuật số trong đó các yêu cầu được gửi và sau đó được xem xét và thêm ngay vào lịch kỹ thuật số được sử dụng để lập lịch trình có thể hợp lý hóa quy trình và ngăn ngừa rủi ro.

Bảng chấm công là một bài tập tin cậy

Tin tưởng nhân viên viết ra giờ của họ là một rủi ro. Nhân viên có thể viết thêm giờ hoặc giấu sự chậm trễ trong bảng chấm công. Các chuyên gia nhân sự cũng có thể đọc thời gian không chính xác (một lần nữa, chữ viết tay) và vô tình xử lý bảng lương cho số giờ sai.

Hệ thống phần mềm quản trị nhân sự làm cho việc theo dõi thời gian tự động và sau đó lọc thông tin trực tiếp vào bảng lương, giảm thiểu khả năng lỗi của con người.

Nếu bạn cảm thấy rằng một hệ thống quản lý nguồn nhân lực có thể giúp bạn tránh xa các hệ thống nhân sự giấy cẩu thả và không hiệu quả, hãy truy cập trang phù hợp với nhà cung cấp của chúng tôi ngay hôm nay. Chúng tôi sẽ giúp bạn chọn một hệ thống quản lý nhân sự phù hợp với tổ chức của bạn.